日本企業のIT活用は遅れている–グーグルが提案する働き方のこれから

グーグルは7月30、31日の2日間、都内のホテルでプライベートイベント「Google Atmosphere Tokyo 2014」を開催した。

「働き方の、これから。Transforming Work」をテーマにグーグルのサービスを体験できるほか、新しい働き方を考える場として、各種セミナーを用意。日本社会のグローバリゼーション、経営統合や再編、若年層の雇用問題、子供を持つ女性の社会進出などをきっかけとした企業の経営の変化、個人の働き方の多様化に対応したイベントと位置づけている。

Google Apps for Businessによる変革

米Google エンタープライズ部門Appsプロダクトマーケティング ヘッドのJeremiah Diron氏

初日となった7月30日の午後に実施されたブレイクアウトセッションで、米Google エンタープライズ部門Appsプロダクトマーケティング ヘッドのJeremiah Diron（ジェレマイア・ディロン）氏が「Apps for Business、ビジネス向け検索ビジョンと最新情報」をテーマに、世界中で500万社以上が採用している「Google Apps for Business」を活用したビジネススタイルの変革や、プロダクトの最新情報について説明した。

講演内容は、具体的な調査データを用いながら、ビジネス上の課題と日本のIT活用の遅れを指摘する興味深いものとなった。

Diron氏は「これまでのIT投資では、コストを下げ、効率を高めるといった取り組みは行われてきたが、ビジネスのスピードを高め、機動性を高めるといった取り組みについては遅れていた」と切り出した。

「日本の経営陣は、機動性と成長に焦点を当て始めている。また、68％がクラウドに機動性と成長性を期待している。さらに、日本はスマートフォンの普及では遅れていたが、ここにきて、浸透率は米国や英国を超えた。こうした動きがビジネスのスピードを高めることにつながる」などとした。

日本でのスマートフォン利用に課題

ただ、日本においてはいくつかの課題があることも指摘した。

「毎日自宅でスマートフォンを使っている人は80％に上る。しかし、毎週、仕事でスマートフォンを利用する人は26％にとどまっており、これは欧米の半分程度でしかない。一方で、日本人の86％はオフィスの中で仕事をしており、これは世界的に見ても高い割合となっている。他の国では、週に1、2日は、出社せずに、自宅やコーヒーショップで仕事をしている」（同氏）

仕事でスマートフォンを利用する人は26％にとどまる

なぜこうした差が出ているのか。

「日本では同僚の顔を見ながら仕事をするスタイルが根強いが、最適なツールが提供されていなかったことも問題であった」とし、Google Apps for Businessを使うことで、どこでも仕事ができるようになり、仕事の機動性が生まれ、成長性をけん引することになる。これは、さまざまなビジネスチャンスを生むことにつながる」と切り出した。

Diron氏は、このほかにもいくつかの調査結果から、日本の課題を指摘してみせ、そこにGoogle Apps for Businessの活用メリットがあることを強調した。

例えば、日本では、38％の社員が仕事でモバイルツールを利用したいと考えているが、41％の企業が社員のモバイルツールをサポートしていない現状や、41％の企業が仕事のメールにモバイルデバイスからアクセスできない状況にあることを指摘。これは世界でも最も遅れている環境にあるとした。

その解決のために、2004年にサービスを開始した「Gmail」を例に挙げ、あらゆる端末でGmailを利用できること、インボックスのサイズが無制限であり、いつでも履歴をみて、高速に検索できること、モバイルデバイスに親和性があり、PCのそばにいなくてはメールができないという環境を解放したことなどに触れた。そのほか、「Googleカレンダー」では、顧客やパートナー、社員同士とのつながりを最新情報で共有でき、ビジネススピードを高めることができるとした。

また、「日本では、モバイルデバイスでメールを利用できるという人でも、提案書、予算書類、プレゼンテーション資料などの添付資料を閲覧できる人は、わずか17％しかいない。これは他の国でも低く、問題となっているが、日本においては、他の国の半分であり、さらに問題である」と指摘した。

ここでは、「Google Drive」の活用を提案。「コンテンツをクラウドに保存できることから、仮にデバイスを紛失してもコンテンツは安全に保管され、どんなデバイスからも、どこからでも、コンテンツにアクセスできる。また、音声や動画を含めたどんなコンテンツでも保存でき、誰とでも共有できる。Googleの検索機能で、保管されたどんな資料でも高速検索できる。無限のストレージ環境があるのも強みだ」と利点を訴求した。

Google Driveの利用を提案

さらに、「日本では情報の作成者よりも閲覧者が多い。多くの国では作成者の方が、閲覧者よりも多い。日本には、もっとコンテンツを作成しやすいツールを導入することが必要である」とした。

「Googleドキュメントは、さまざまなファイルやアイデアを共有できる。複数の人たちが、同時並行で作業を進めるといったことも可能。Microsoftのコンテンツを共有するには、何年かに一度、ソフトウェアをアップデートしなくてはならないが、Googleドキュメントでは、かなり前に作成したコンテンツでも互換性があり、過去のコンテンツと現在のコンテンツをシームレスにつなげて閲覧し、編集できる」

Googleドキュメントは、さまざまなファイルやアイデアを共有できる

また「PCを使わずにモバイル端末のみで、複雑な仕事を完了できるとした割合は19％。モバイルデバイスでは、分析や予測といった作業ができないと考えている。つまり、81％の人はノートPCなどを使うことでようやく複雑な作業を完了させている」とした。

「Googleはスマホ、タブレットのみを使って仕事をすることを前提に考えてAppsを開発してきた。小さな画面でも、大きな画面で作業をするのと同じことができるようにしている。Googleスプレッドシートは、Excelとも互換性を持ち、PCと同じエクスペリエンスをモバイル端末で実現しているのが特徴。入力、分析、編集といった作業がモバイルデバイスでできる」とした。

加えて「日本では、モバイル端末からビデオ会議に参加できるという社員は、わずか6％だけ。モバイルインフラが優れている日本において、これは少なすぎる。ビデオ会議をしている人が少ないのは、ツールがないからだ」として、Google+ハングアウトの機能を紹介。「15カ所から、画面を共有して、HD画質でビデオ会議ができる。タブレットでも、スマホでも、簡単に顔を見ながら会議ができる。Google社内でもビデオ会議を行っており、毎日8万エンドポイントが接続され、あらゆる大陸をまたいで、社員同士がコミュニケーションしている。回答を1日待つのではなく、すぐに得ることができる」と、社内の事例を示した。

Google+ハングアウトは15カ所から、画面を共有して、HD画質でビデオ会議ができる

さらに「これまでのIT投資は、個人単独での効率性を高めることが中心であり、共有するといった作業がITは得意ではなかった。しかし、クラウドやモバイルを中心とした新たなツールの登場によって、ITは共有することが得意となった」と語る。

「日本人社員は、1人でやる作業量がチームで仕事をするときの作業量よりも2倍多いという結果がある。Google+は、仕事を共有するためのツールであり、ソーシャルシェアリングのように質問を投げかけると、誰かがそれに回答してくれたり、次の新たな種が生まれたりといったことが可能になる。そうした繰り返しが、新たなコネクションを生み、何かを発見することにつながる。これがソーシャルとモバイルの融合であり、非構造化したコミュニケーションに効果を発揮する」と説明した。

一方で、「プロジェクトチームがプランを作成するといった場合には“Googleサイト”が適している。これは、構造化されたコミュニケーションにおいて最適なツールで、特別な知識がなくても、いくつかのクリックだけでチームサイトを作成でき、情報を様々なデバイスから共有できるようになる」と語った。

Diron氏は「不必要な作業や不必要な時間をどうやって減らしていくのか。その1つの回答が、重複作業を減らすこと。原因の1つに“コンテンツが見つけられない”というものであり、これによって、不必要な作業が増え、不必要なことに時間を費やしている。1つの場所にコンテンツをおいて、高速検索できれば、結果として重複作業が減る。より高速にプロジェクトを進めることができる」とした。

モバイルアプリの活用も

また、もう1つの解決策が、モバイルアプリを活用することだとする。

「出社して、机の前に座った途端に生産性が高まるが、出社するまでの時間や家に帰るという時間でも、モバイルツールがあれば、ダウンタイムがなくなり、生産性を高められる。日本においては、77％の人がモバイル用の仕事アプリを使いたいとし、88％がモバイル用の仕事アプリを使った方が仕事が効率的になると回答している。1つ1つは小さい生産性の改善だが、1日や1週間だとその効果の積み重ねは大きい。プロジェクト全体という点でみると、さらに大きな生産性改善につながる」と述べた。

最後に、Diron氏は「Google Appsの主要なツールは、もともとは家庭での使用を想定して開発したもの。だが、生産性を追求した結果、今ではビジネスツールとしてもリーダーになっている。仕事は、自由にどこにいてもできるものでなくてはならない。オフィスで仕事をするのが仕事ではなく、仕事をしなくてはならないときこそが、仕事の時間であり、それを実現するツールをGoogleは提供していく」と語り、講演を締めくくった。