総合働き方改革としての“チャット”–業務時間の可視化が組織を変える
前回は、過労自殺事件を発端に表面化した従業員の健康管理に着目し、企業の競争力を高める健康経営の事例や実現のためのポイントを紹介した。
本稿では、昨今高まる働き方改革の機運への対応として、Social、Mobile、Analytics and Cloudといった「SMAC技術」を活用して生産性を向上させた先進事例紹介した上で、取り組みの実施に留まらない生産性向上の成功要因について述べる。
迫られる生産性向上効果の創出
「働き方改革」という言葉が、連日メディアをにぎわせている。先日も、働き方改革実現会議にて長時間労働是正などに向けた実行計画が取りまとめられており、国を挙げての改革の機運が高まっている。
企業側も、残業時間の削減・抑制に本格的に取り組む動きが出てきており、特に「20時以降は残業禁止」などの労働時間にキャップをはめる施策については、ニュースなどでも紹介される機会が目に見えて増えてきた。
しかしながら、労働時間にキャップをはめる施策は、短期的には残業時間の削減・抑制に一定の効果が得られるが、長期的にはリバウンドを引き起こしかねない。
業務量や仕事の進め方が変わらない状態で取り組んだとしても、業務があふれ、労働時間の過少申告や「持ち帰り残業」による労務リスク、業務品質の低下といった別の問題を引き起こす可能性が高まる。労働時間を制限するだけでなく、業務を効率的に遂行できるようにしなければ、残業時間の削減・抑制を持続的に行っていくことは難しい。
従来であれば、業務効率化と言えば既存の業務の構造を見直すBusiness Process Re-engineering（BPR）や基幹システムの導入・刷新が主な取り組みとして挙げられていた。
これらの施策は効果も絶大である反面、検討やシステム導入に時間・コストを要するものであり、短期間で成果創出が迫られている働き方改革に対応するためには、別の施策も並行して模索する必要がある。そんな中、SMAC技術を利用し、短期間・低コストで効率化効果を創出する企業が現れ始めている。
業務時間の定量事実をつかめ
業務を効率化する際、自社・自組織のどこにムダがあるのか、また、組織として本来時間を割きたい業務に時間を費やせているのかは、管理職や担当者が感覚的に理解してはいるものの、事実としてつかめているケースは少ない。
その定量的事実を把握する際に活用するのが「toggl」「Clock It!」といった、業務時間測定ツールである。これらのツールを活用することで、各組織のメンバーや管理職がどういった業務にどの程度の時間を費やしているのか、実態がわかる。
具体的には、測定期間を1～4週間などと定め、測定対象者が会議や資料作成作業などの開始時・終了時にストップウォッチのように「開始」「終了」ボタンを押すことで、各業務に費やした時間を記録する、という手法で誰でも簡単に取り組むことができる。
さらには、業務時間を定量的事実として社内へ公表・宣伝することで、社内の効率化の意識醸成につなげることもできる。
また、測定ツールには、測定対象者が自身の業務時間の内訳を即座にグラフで閲覧する機能が備わっている。効率的に働こうという意識を持つメンバーは、自身の実績を確認することで自発的にムダな業務時間を削減しようと行動し、場合によっては上司に相談をもちかけることになる。
デロイト トーマツ コンサルティング（DTC）では、コンサルタントの一週間の作業時間をツールを用いて可視化する実験をしている。これにより、組織や個人の課題特定や排除すべき作業を明確化し、効率的に働く環境づくりを目指している。
業務時間を測定し可視化することで、効率化が必要な業務の特定や社内意識醸成への活用等、生産性向上のための打ち手につなげることができる
チャット時代がくる
IT企業を中心に世界的に活用が進むSlackや、日本発のChatWork、InCircleといったサービスに加え、3月14日には、Microsoftがチャットを中心としたコラボレーションアプリ「Microsoft Teams」正式版をリリースしており、メールに代わるコミュニケーション手段としてチャットがビジネスの世界で広まりつつある。
デロイトが経営幹部向けに実施した調査では、調査対象者の76.7%が、今後のコミュニケーション手段はメールからより洗練されたデジタルツールへと移行していくだろうと予測している 。
デロイトが実施した調査では、調査対象者（経営幹部）の76.7%が、5年後にはメールではなく他のツールでのコミュニケーションが増えるだろうと回答している
このように紹介すると、「なぜメールだとできないことがチャットだとできるようになるのか」と疑問を抱かれる方が多いだろう。チャットはメールと同じく文字によるコミュニケーションツールであるが、発言のみが表示されるため会話の文脈が一目で分かる。
一方メールは、発言の間に送信者・受信者・件名・受信時刻といった情報が表示される上、一回の発言に要する操作ステップが多く、ひんぱんな発言のやり取りには適していない。
プライベート用のスマートフォンで、Facebook MessengerやLINEでコミュニケーションする場合と、メールアプリを起動してコミュニケーションする場合の操作を想像すれば、チャットコミュニケーションの早さは容易に理解できることと思う。
チャットは、会話の流れが一目見て分かる点や、会話に必要な操作ステップ数が少ない点等から、メールと比較してより会話に有効なツールである
また、対面での会話の機会を減らしチャットへとコミュニケーションを移行することで、組織内のメンバーの関係性が希薄になるのではと懸念する方も多いのではないだろうか。
しかし、上述企業での実践結果では、チャットへ移行することで業務の会話が可視化され、「組織内のメンバーが何に困っているのか、仕事が上手くいっているのかが分かるようになり、助け合い、褒め合い、励まし合う環境が生まれ、組織の連帯感が高まった」との声が多数上がった。
対面・メールのみのコミュニケーションよりも、チャットの可視化されたコミュニケーションの方が、組織内の連携が強まり一体感が増したのである。
成功要因は「体感」「リーダーのけん引」「実証実験アプローチ」
今回紹介した事例のように、SMACを利用して早期に生産性向上の効果につなげていくためには、下記3つのポイントを押さえておくことが重要である。
ポイント① まず体感
従来のBPRやシステム導入のように、使い方の検討やトレーニングに時間を費やすのではなく、まずツールの利便性を体感することに重きを置く。各ツールは非常に便利に作られているため、それを体感した利用者は、新たなツールを積極的に利用したいという欲求を抱き、短期間でのツール利用の定着化につなげられるのである。
ポイント② 現場リーダーのけん引
現場のリーダー自らが新たなツールを率先して利用し、メンバーの利用を促す。利用開始時は一時的に負荷が高まったように感じるが、ツールはUXに優れており1週間程度で利用に慣れるため、ツールを恐れる必要はない。
ポイント③実証実験アプローチ
ただツールを配布するのではなく、実業務に即した利用法を小集団で検証した上で、広範囲へツール利用を展開する。この、「実証実験アプローチ」により、業務での使い方まで含めて展開し、“ツールは導入したが実際は活用されない”という問題の発生を防ぎ、効果の創出を実現できる。
3つの成功要因を押さえることが、短期間での生産性向上のためのポイントである
結び
冒頭にも述べたが、働き方改革の機運は日に日に高まっており、生産性向上の実現は日本企業にとって待ったなしの課題である。更に、刻一刻と変化するビジネス環境に身を置く各企業には、従来のような熟考型の施策のみでなく、SMAC技術を利用し短期間で生産性向上を実現できる施策の実行が求めらている。
次回は引き続き、実際にSMAC技術を活用して人事データを分析する際の考え方やその取り組みの事例を紹介したい。