管理職が異動した時にまずすべきこと

4月もあっという間に終盤。この時期、部署を異動した管理職も多いだろう。誰でもそうだが、異動後の最初の1か月は、今後の数年間を左右しかねないほど大切な時期となる。ところが、管理職の中にはこの1か月間ですべきことをしないまま、仕事をしている人がいる。今回は、管理職が、異動した最初の1か月で押さえるべきポイントを挙げてみた。

1．前任者からのヒアリングを徹底する

意外にもできてそうで実はあまりできていない人が多い。管理職として部署を異動したのならば、前任者（の管理職）から、早いうちにこれまでの状況を深く聞くことをしたほうがいい。まず、部署の仕事の大まかなアウトライン、それぞれの部員の担当する仕事や問題点、さらには最近起こった、もしくは現在抱えているトラブルなどについてだ。

これらは「引き継ぎ」ということもあるが、実際にはさらりと1～2時間ぐらいで聞き終えるパターンが多い。もっと時間をかけて、部署の課題や問題点、部員間のトラブルや性格、人間関係まで押さえてことが重要だ。となると、少なくとも5～6時間はかかるもの。前任者のとらえ方に偏見や事実誤認があるかもしれないが、精度の高い情報が多いはず。このような話を聞くことができるのは、異動後1か月以内が限界だと思ったほうがいい。半年後、1年後に状況を聞いているようでは、はっきり言って遅い。

2．新しい部下たちと「1対1」で話し合う

これも、あまりできていない人が多い。部下と個別に、会議室などで2時間ほど、じっくり話し合う時間を設けたい。これも異動して1か月以内が好ましい。前任者の下で仕事をしていた時の問題点や課題、トラブルやその対応などは重点的に確認しておきたい。また、部下たちが抱えている不満や意見、要望なども聞いておこう。こういう話を聞いてもらえる存在だと思われると、部下たちから多少なりとも信頼されるようになる。はじめの1か月は、互いに求めることや課題、問題点、不満などを明確にしておくことが大きなポイントになる。

3．自分の上司との擦り合わせ

管理職であろうとも、その上に上司がいるはずだ。課長ならば部長、部長ならば役員などがそうだ。ほとんどの上司は、新たに異動してきた部下と、話し合いたいと思っているものだ。上司が催促しなくとも、部下の側から話をする場を求めるべきだ。部署の大まかな仕事や今後、2～3年ですべきこと、それぞれの部下の担当する仕事や問題点、課題、トラブルなどは念入りに確認しておきたい。1と2の話し合いを終えた後、今度は上司と向かい合って、擦り合わせをするとよいだろう。上司と話し合いをすることなく、自らの判断で部署の運営を進めることもあるかもしれないが、その場合、そのことを事前に上司に伝え、了解をとっておくべきだ。管理職はあくまで会社員であり、決して社長ではないのだから。

4．必ず目標を設定する

大企業の場合、管理職として異動になった部署には、最低でも3～5年ぐらい、籍を置くことが多いだろう。大手中堅、中小企業、ベンチャー企業になると、もっと長くなることがある。中には、10年以上、1つの部署の管理職をする人もいる。いずれにしろ、管理職として異動になった時、例えば、「3年間でこれだけはする」といった目標を設けること。

管理職としての3年間はおそらく短いはず。むしろ、短いと感じるぐらい充実しているべきだ。目標がないままだと、目の前の仕事を処理することだけで月日が流れていく。これでは、管理職として部署の業績を上げるだけでなく、責任ある仕事もできないし、またむ、部下からも信用されない。

管理職が異動すると、瞬く間に時間が過ぎてしまうことを実感するだろう。しかし、どうか、部下がいるということを忘れないでほしい。部下は、上司であるあなたの顔色をうかがいながら仕事をしている。可能な限り、部下たちへの配慮を欠かさず、仕事をするように心がけたい。言葉ひとつにしても、注意を払うこと。そうすれば、部下たちから信頼され、慕われる上司になれるばずだ。