マイナンバー導入で人事部がパンクする!?

マイナンバー制度の運用は、２０１６年１月から始まります。通知カードが届かないといったニュースを聞きます。企業でマイナンバーを担当する人事部などの部署もパンクしかねないと言われています。今回は特別編として、開始まで１カ月を切ったマイナンバーについて、会社の業務との関わりについて解説しましょう。

　マイナンバーとは、住民票を持つ一人ひとりにつけられる番号です。当面の使用分野は、社会保障、税、災害対策の三つです。会社は、このうち社会保障と税に対応した手続きが求められます。

たとえば、厚生年金や健康保険の「被保険者資格取得届」にマイナンバーの記載が求められます。源泉徴収票にも必要です。対象は従業員ばかりではありません。従業員の配偶者や扶養家族のマイナンバーも必要になります。

マイナンバーの保管は、細心の注意が必要

また、会社が社外の人や事業者に報酬を払う場合に、報酬の源泉税は会社が税務署に納付するので、社外の人や事業者のマイナンバーの取得も必要となります。その際は、利用目的をきちんと通知したうえで番号確認と本人確認をしなければなりません。

本人確認は、写真付きの身分証明書、例えば運転免許証やパスポートは１種類の書類で行えばよいことになっています。写真付きでない書類、例えば健康保険被保険者証、国民年金手帳、住民票の写しは２種類の書類が必要です。

注意が必要なのは、マイナンバー取得のときだけではありません。会社は、法律で定められた税と社会保険の手続き以外に利用してはいけません。保管は、必要がある場合に限定されます。必要がなくなったら廃棄しなければなりません。

マイナンバーを含む個人情報が漏れないよう安全に管理しなければならないのは当然のことです。

　通常は人事部がマイナンバーを担当することになります。小規模な会社の場合、専門の担当者を置くことも難しく、導入の際は、人事部員に相当の業務が加わることになるでしょう。

ふだんから多い人事部の仕事

それでなくても人事部の仕事は、採用、人材教育、給与計算、勤怠管理、評価など多岐にわたっています。

勤怠管理とは、社員の出勤や退社、欠勤といった状況を把握して、勤務時間を守っているかどうかを管理することです。この仕事や給与計算は、小さな会社でも避けられない業務です。難しくはありませんが、情報を集めるのに手間がかかります。

給与を計算するには、従業員や扶養家族の住所、氏名、生年月日が必要です。出勤時間、残業時間を把握し、さらに、通勤手当も算定しなければなりません。

こうした情報に、基本給等の情報を併せ、給与を計算し、社会保険（厚生年金、健康保険、雇用保険）の本人負担額や所得税、住民税の計算をします。

社会保険の本人負担額は、給与から控除し、会社負担額と合わせ、各社会保険事務所に納付します。所得税や住民税も会社がまとめて納付します。

正社員だけでなくアルバイトやパートタイマーも対象となります。

そもそも人事部の仕事はこれだけあります。マイナンバー導入で、人事部員だけに仕事がしわ寄せされることのないよう、経営者は配慮する必要があるでしょう。