総合DeNA人事部門が人材管理システム内製、BIツールを分析外に活用
DeNAの人事部門が、複数の人事関連システムのデータを統合的に扱う「人材管理システム」の内製開発を進めている。開発に使っているのは、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールの「QlikView」だ。QlikViewのETL（抽出・加工・転送）機能を使い、異種システムからデータを容易に抽出して可視化したり、システム間でデータを加工・蓄積したりできるようにした。データ操作に特化したETL機能を使うことで、システム開発経験のない人事担当者でも開発できた。
ヒューマンリソース本部人材企画部ビジネスパートナーグループの貝瀬岳志シニアマネージャーは「人事部門に配属になった時、データを効率的に使いたいと思って方法を探していた」と話す。システム開発経験がある貝瀬氏はレポート出力に使っていたBIツールに目をつけ、自分たちでシステムを構築することを考えた。
DeNAは事業拡大に合わせて複数の業務システムを導入してきていて、人事部門が使うデータも約10個のシステムに分散していた。QlikViewのETL機能を使い、人材管理のためのデータベースを作成した。分析機能を利用して、人材を技術や経歴といった要素で検索したり、1日単位で残業時間を概算して過剰労働の警告を発したりする仕組みを作った。
人事システムは開発しにくい
DeNAの人事部門がシステムを内製開発するのは、人事情報というセンシティブなデータを扱う業務の特性上、情報システム部門でもシステム開発を委託しにくいと考えているからだ。ダミーのデータを使うとしても、ダミーデータを用意することそのものの負荷が大きく、作業工数が膨らみやすい。
ヒューマンリソース本部人材企画部ビジネスパートナーグループの酒井瞳氏は「人事用のシステム開発をしようと要件定義を実施しても、人事部門でシステムに詳しい人がいなくて要件がうまくまとまらなかった」と話す。システム開発が難しいため、事業の変更に合わせて人事システムを開発し直すのも困難で、簡単な作業も手作業で処理することが多かった。
BIツールを使ったシステム内製開発をするまでにも、業務システムのデータを収集し人事業務に活用しようとする取り組みがあった。Microsoft Officeの「Access」を使って、人事担当者がデータベースを作っていた。酒井氏は「データベースに複数人で同時アクセスすると動作が不安定になったり、データ操作が複雑になったりして十分に使えていなかった」と振り返る。BIツールは導入していたが、定期的な従業員数のレポートを出力するために使うのみだった。
貝瀬氏がBIツールを使ったシステム開発を提案し、酒井氏がシステムを構築した。システム構築にあたり、酒井氏は講習を受けてツールの使い方を習得。一般的には情報システム部門が担当するような、データの操作方法の設定を酒井氏が設定。人事用にデータベースを作り、分析機能とダッシュボードを業務に合わせて構築した。ほかの人事担当者は酒井氏の構築したシステムを使ってデータを操作し、人事の業務に利用している。
新機能の試しやすさを考え内製
酒井氏らはシステムを内製することで、「試したいと思った機能やをすぐに開発して試せる」ことに利点を感じている。人事業務のためのパッケージソフトやクラウドサービスの導入も検討したが、情報システム部門の協力なしに新しい機能を追加したり、業務システムの変更に対応するのは困難だと判断した。
人材関連のデータを、もっと人事業務に生かせないか。人事部内で提案があると即座に機能を試作し、テストを実施して人材管理システムに組み込んだ。
事業部門から好評なのが、超過勤務をきめ細かく警告する機能だ。セキュリティゲートの入退室記録から、従業員ごとに1日単位の勤務時間を概算。就業時間が規定値を超過しそうな従業員がいると、管理職のPCにアラートを発信するもの。事業内容によっては従業員と上長が別の場所で働くことが多く、管理職が部下の労働負荷を把握しづらかった。勤怠管理のシステムは月末集計になっていて、労働負荷の急増に気付きにくかった。従業員の超過勤務を1日単位で知らせる機能により、従業員の退職率を減らすことを狙う。
現在、DeNAの人事部門は従業員が退職する可能性を自動評価する機能の開発に取り組んでいる。過去の退職者のデータから退職する前の特徴を抽出し、特徴に該当する従業員がみつかると自動で人事担当者に警告するというもの。これまで手作業の分析と推測で抽出していた退職する可能性が高まった従業員を、自動で抽出しようとしている。「エンジニアは流動的に入退社するものと考えているが、確保しにくい人材をできれば離したくない。従業員の働きやすさや、不満を持っている従業員へのケアのためにデータを活用したい」