仕事が速い人は、 「短い打ち合わせ」をたくさん行う

優秀なエリートには共通点がある。彼らは「真面目に、我慢して、一生懸命」ではなく、「ラクして速く」をモットーに、効率よく結果を出し続けている。まじめさと仕事のパフォーマンスは比例しない。24年間で5万人以上のクビ切りを手伝い、その一方で、6000人を超えるリーダー・幹部社員を選出してきた松本利明氏の新刊、『「ラクして速い」が一番すごい』から、内容の一部を特別公開する（構成：中村明博）

やり直しを防ぎ、
一発で決めるコツは？

上司や取引先から頼まれた仕事は「一発ＯＫ」をもらいたいものです。

しかし、こちらが苦手と感じる相手に限って「指示した内容と違う」「データの分析が甘い」「そもそも論だけど」と、やり直しが多くなりがちです。やり直しは、生産性とモチベーションを一気に下げます。ではどうすればいいか。

実は簡単。確認やチェックの回数を増やせばいいのです。

苦手な相手ほど「なるべく話したくない」「打ち合わせは1回ですませたい」と、避けたい気持ちになります。

しかし、1回の長いミーティングでは一度ひっくり返されたら終わりです。それよりも、1回のミーティング時間を短くし、そのぶん回数を増やしましょう。短い打ち合わせをたくさん行うのです。

1時間のミーティングで勝負するのではなく、5～6分の短い打ち合わせを10回行うイメージです。

ここで心配になるのが、確認回数を増やすことで「この前言っただろう。何回言えばわかるんだ！」というように“仕事のできないヤツ”と思われないかです。

「短い打ち合わせ」のすごい効果

ご安心ください。どんな上司、取引先も「私のことを大切な存在と見てくれているか」と、常に不安に思っており確認されると逆にうれしいのです。

• 進捗状況を知らせ、安心させてほしい
• 私に対して尊敬の念を抱き、言うことを聞いてほしい

リストラされるビジネスパーソンだけでなく、優秀な将来の幹部候補でも、部下や取引先に対してこの2つの思いを持っていました。

苦手意識があってもなくても、距離をとったり、報告を怠ったりすると、「自分のことを大事な存在と思っていないのでは？」と疑いの芽が出てきます。その芽は徐々に、あなたが「ダメなヤツ」という認識にすり替わっていくので危険です。

逆に、どんな小さなことでも報告したり、確認を怠らない人には、「私を大事な存在と認めてくれている」と、信頼感が高まるのでやったもの勝ちなのです。

短い打ち合わせは10回もかからないでしょう。となると、トータルのミーティング時間も減ります。さらに相手からは「すぐ確認してくれるので、信頼できる。かわいいヤツだ」と評価も上がります。

600社以上の働き方改革にかかわってきましたが、最初に行うのはミーティングや「報連相」などの社内コミュニケーションの効率化です。なぜなら、目に見えて仕事の効率が上がり、成果につながるからです。

■参考記事
「5万人のリストラ」から見えた万年平社員の共通点とは？

打ち合わせの切り出し方にもコツがあります。「指示通りにしましたが、これでいいでしょうか？」と、ミスがあれば相手が悪いという印象を与えては損です。

打ち合わせに効く「万能ワード」

切り出しには、「1つ確認ですが」という言葉が便利です。

これなら、仮に理解の行き違いがあったときでも、誰かの責任になることはありません。あくまでも「確認」なので、違っていれば修正するだけでいいのです。

誰かの責任になると、言った言わないで口論になり、不毛な時間がとられますし、モチベーションも落ちます。「確認」なら、作業の話に集中できるので打ち合わせも効率的です。

確認は、重要なところが1つでも出たらすぐやりましょう。

複数の確認点が出てからだと、それまでの作業がムダになります。「間違っているのにムダに作業した使えないヤツ」とレッテルを貼られたら損です。

相談を受ける相手にしても、たくさん確認事項があると、対応が億劫になります。確認点は多くとも3つ以内にとどめましょう。